Digital Asset Management

ResourceSpace

In veel organisaties kom je het tegen, problematiek met het beheer van beeldbestanden. De oplossingen die er op dat moment gebruikt worden laten je oren soms klapperen. Vaak worden de beeldbestanden niet centraal opgeslagen en in de gevallen waar dit wel gebeurd wordt het op een centrale fileserver opgeslagen volgens een indeling die iedereen voor zichzelf bepaald. Veel bestanden vind je dus nooit of erg moeilijk terug.

Ook loop je tegen de problematiek aan dat iedereen (of juist niet..) bij de bestanden kan. Hierdoor weet je niet wie de bestanden gebruikt en voor welke doeleinden deze gebruikt worden, wat je uiteindelijk als organisatie veel geld en onderzoek kan kosten.

Een Digital Asset Management systeem kan hierbij de oplossing bieden. De bestanden worden op een centrale manier opgeslagen, volgens een vaste indeling waarbij je ook een beheerder of een beheerteam kan aanstellen die bepaald of de beeldbestanden gebruikt / uitgeleverd mogen worden.

Tijdens een zoektocht naar zo'n dergelijk pakket kwam ik ResourceSpace tegen, lees verder voor mijn ervaringen hiermee.

ResourceSpace

ResourceSpace is een pakket wat is ontwikkeld in opdracht van Oxfam en vervolgens met een BSD license is gereleased. Inmiddels is er al een aardige community die ook actief is. Doordat het OpenSource is heb je ook geen last van een vendor lock-in, wat bij grote hoeveelheden aan data een prettige gedachte is. Migratieprojecten zijn immers niet altijd even leuk..

Een ronde over de Google Group van ResourceSpace leert mij middels gebruikerservaringen dat de software geen drastische performanceproblemen krijgt bij grote hoeveelheden aan data. Dat lijkt logisch, maar veel software heeft hier nog wel eens problemen mee.

Installatie

Tijd voor de installatie van ResourceSpace. ResourceSpace draait op elke webserver met PHP vanaf versie 4.4.2 en MySQL vanaf versie 5. PHP dient geconfigureerd te worden met de GD library. Bij de installatie moet je er enkel rekening mee houden dat je later, indien nodig, je harde schijf ruimte makkelijk kan uitbreiden.

De bestanden heb ik uitgecheckt middels SVN en de installatie verloopt hierna uiterst soepel en zonder noemenswaardige problemen.

Beheer van media

Het beheer van mediabestanden is logisch ingedeeld, al is de structuur op het begin even wennen. Je kan alle bestanden uploaden in één grote bak, maar je moet eigenlijk vervolgens alles in categorieën indelen. Eén bestand kan in meerdere categorieën zitten. De categorieën kan je vervolgens publiekelijk, privé of gedeeld maken. Dit laatste is handig als je bijvoorbeeld in een projectteam werkt waarbij je met een hoop media bestanden te maken hebt. Het is erg eenvoudig om eigen collecties aan te maken of collecties te creëren aan de hand van je zoekopdracht, dat laatste is een erg handige feature.

Bestandsformaten & Dependencies

Het aantal bestandsformaten is ook heel netjes, ik heb reeds getest met JPG, BMP, PNG, PDF, PSD, INDD. Deze werken allemaal keurig en ook de thumbnails worden voor al deze formaten gegenereerd. Voor de laatste drie moet er overigens wel ImageMagick geinstalleerd zijn en moet ResourceSpace hiervoor geconfigureerd worden. Ook dat gaat erg soepeltjes en zonder problemen.

Een lijstje met noodzakelijke dependencies voor een volledige bestandsondersteuning in mijn ogen is: GD library, ImageMagick, Ghostscript, Exiftool en indien je gebruikt maakt van video ook ffmpeg met bijbehorende plugins. De laatste heb ik niet geprobeerd aangezien ik hier in het verleden veel problemen mee gehad heb, dat ligt overigens aan mijn kennis van ffmpeg & audiocodecs.

Metadata

ResourceSpace ondersteunt zowel de import als export van metadata (exif, iptc, xmp). Veel pakketten ondersteunen alleen het importeren van deze data, wat als nadeel heeft dat keywords die naderhand  in het systeem worden ingevoerd, deze bij het downloaden van de foto niet worden meegenomen. Om de export van deze metadata mogelijk te maken moet je wel de ExifTool installeren, anders maakt ResourceSpace gebruik van de EXIF mogelijkheden uit PHP en beperk je het systeem tot het importeren van metadata.

Autorisatie & Rechten

Om de beeldbank te bekijken moet je een account hebben, zodra je op de intropagina komt heb je de keuze om in te loggen of een account aan te vragen. Het verzoek wordt per e-mail naar de beheerder verzonden die vervolgens het account kan aanmaken.

Er zijn vele mogelijkheden met betrekking tot rechten en deze zijn aardige te fine-tunen maar ik heb het in mijn ogen even beperkt tot drie groepen, namelijk:

• beheer;
• gebruikers met downloadrechten;
• gebruikers zonder downloadrechten.

Beheerders en gebruikers met downloadrechten kunnen na het zoeken en inzien van de bestanden deze meteen downloaden. Als je geen downloadrechten hebt moet je om permissie vragen, ook dit verzoek wordt weer per e-mail naar de beheerder verzonden welke jou de media moet toesturen. 

Afrondend

Ik heb geen grote hoeveelheden aan data kunnen testen maar 1500 foto's gingen nog zonder problemen, ik had ook niet anders verwacht door de gebruikerservaringen. Wat mij erg tegenvalt is de simplistische omgang met aanvragen, deze worden per e-mail verzonden en zijn nergens in het systeem terug te vinden. De acties die er bij horen moeten vervolgens handmatig uitgevoerd worden. Misschien kan dit wel smoother maar ik ben het nog niet tegengekomen.

In het geheel gezien is het een veelbelovend pakket met de mogelijkheden die je ook bij zo'n pakket verwacht. Het is echt een pakket dat gewoon 'werkt' zonder problemen.